簡単にできる！多忙な毎日の仕事を終わらせるテクニック５つ知りたい！

２０１９年１０月３１日

こんにちは！

Elmoumeです。


１年が経つのも年を重ねるごとにあっという間に過ぎていきます。


建設業の会社に入ってからが２５年を過ぎ、毎日が勉強の日々でした。


営業、設計、本社スタッフ、研修など様々な業務を経験させてもらい、今の自分があるのですが、毎日、終わりの無い、あふれる仕事に追われていた時、ふと考えました。

『このままだとやっつけ仕事になってしまう！』

これではいけないと感じていた時、新入社員研修のトレーナーだった頃に学んだことが役に立ちました。


今もそれを続けることでスムーズに仕事が出来ています。


仕事に追われ、多忙な毎日を送っているあなた！


簡単にできる、毎日の仕事を決めた日に終わらせるテクニックをご紹介します。

なぜ、毎日、多忙な仕事が続くのか？

当日にその他業務が発生する

誰もがその日に決めている仕事内容があると思います。


ところが、そのペースを乱されるのは、だいたい、週明けの月曜日もしくは、お休み明けに集中すると思います。


自部署、他部署から仕事を依頼されると優先的にしてしまう傾向がありますが、まずは、その業務の優先度合いが高いか否かを見極めることが大事です。


当然、依頼されたときに期限を必ず、聞いておくことも大切です。

電話対応、メール処理に追われる

電話、メールもリアルタイムに入ってきますので、すぐに対応しようと考えがちですが、最優先で処理しなければならないのは、極わずかです。


メールだけ送り付けて『見てないの？』なんて言う人がいますが、そんなのは、適当に対応しておきましょう。


本当に、急ぎであれば、先方からメールと電話の併用でくるはずなので、私の場合は、時と場合を考えたうえで対応すればいいと割り切ってます。


では、どうすれば、多忙に流されず、仕事をコントロールできるのでしょうか？

仕事を決めた日に終わらせるためのテクニック５つ

リセットする日をまず作る（仕切り直す）

毎日、多忙だと思いますが、仕事を追いかけるようだと良い成果はあまり期待できません。

そこで、思い切って半日でもいいから仕事・業務を整理する時間に費やしましょう。

『忙しっくて時間取れるわけないじゃないか』

なんていう人がいると思います。

でも、明日、１週間後、１か月後、数か月後のことを考えたときに、先手先手で対応を講じることが可能になるので、優先順位をつけながら業務・仕事の整理をしてみましょう。

自分の仕事リストを書く

業務・仕事の整理が出来たら、その日の取り組む仕事を紙に書いてリスト化します。（PCでもいいですが）


リスト化する内容は、細かい事でもOKです。


リスト化したら優先順位の番号をつけて、数字の若い順番で進めていき、終わったものから消していきます。


効果として、進捗が見えるのでストレスも溜まらず、スイスイ進めることが出来ます。

昼休みの活用

お昼休みは、どの会社も1時間くらいあると思います。


お昼時間をきっちり取ることも重要ですが、この時間は、業務が止まる時間帯なので、自分でコントロールできる時間として使いましょう。

お昼休み以降に本日決めたことが予定通りできそうか、そこで確認しましょう。


順調ならそのままでいいですが、進み具合が思わしくなければ、優先順位を考えて組み立て直しましょう。

電話しない・メールを見ない時間帯を作る。

自分の仕事のペースを乱される要因として電話・メールがあります。


電話がかかってきたり、メールを目にするとすぐに対応したくなりますが、１日のうちで見ない時間を作ることで自分の作業がストレスなくはかどります。

私の場合は、内勤が多いのでお昼明け２～３時間くらいをこれに充てています。（電話も折り返しです）

人に教える

自分の業務を軽減する観点で、大変重要です。

ただでさえ、自分の業務に忙殺されているのに人に教える時間なんて取れない状況だと思います。


でも、時間を割いて、同僚や後輩にノウハウやスキルを教えていくと、自分の不明点が分かるようになったり、仕事の効率化のヒントに気づくこともあります。


即日効果というよりも数か月後には、自分の仕事負荷軽減に役立ちます。


ただ、組織によっては、人を割けないケースもあるので、該当者がいる場合に限定されます。

まとめ

簡単にできる、毎日の仕事を決めた日に終わらせるテクニックとは？

になります。


業務に追われる状況だと、ただ、こなすだけで作業となりますが、自らコントロールできることが仕事であると考えます。


あなたも、作業から仕事への転換ができれば、ストレスもなくなりますので出来るところから取り組んでみましょう。