2020-01-10
こんにちは！
Elmoumeです。
今日もブログのリライトに励みながら、ＦＭを聞いていると興味のある話題が流れてきました。
日本一残業の少ないIT企業 株式会社 アクシア代表 米村 歩さんより
残業を無くして仕事の効率をアップさせる方法についてお話でした。
残業と仕事の効率って両立するのが難しいものと思いきや、実践している会社があることに驚きました。
これまで、ひとりが業務を抱えていることが問題となっていますが、残業を減らすためには、ひとつのことを複数人で同時に知っておくことが大切なんです。
例えば、ある担当が病気で数日休みとなり、誰もそれに対応できないと病床からメールを打つようなことになってしまいます。
常に担当を複数人置くことで、仮に誰かが休んでも、作業が止まらずに動かす事ができます。
また、同時にリスクヘッジとなり、その結果、有休の取得、会社の業務効率にもつながることになります。
今回は、残業を無くすための『見える化』の始め方、その効果についてのお話しです。
仕事にいつも追われている人は、これでスッキリ ↓
・チーム員の仕事ぶりが見えにくくて業務効率が上がらないリーダー的存在の方
・毎日、多忙な業務に追われている方
残業ゼロへ、仕事の見える化をすると有休が得られる？
マネージメントするうえで重要なポイントの１つが『見える化』です。
『見える化』の具体的な内容は、スケジュール、生産性、営業成績、顧客対応状況、目標その他いろいろがその対象になります。
なぜ、『見える化』をする理由は、いろいろ仕事をする上で部署内、チーム員の全員が見えていないと指標となるものが見えないので、目指すべきところがぼやけてしまします。
まずは、『見える化』していく所から、業務効率化をスタートさせます。
アクシアさんでは、残業をゼロにするために、生産性を『見える化』するところからスタートしたようです。
最近は、それ以外にも有休消化率を１００％にするための取り組みを続けているようで、これの最初のと掛かりは、有休消化の『見える化』から始めたようです。
『見える化』のやり方はどうしたらよいのか？
最初からシステム構築するようなで考えではなく、身近で、身に周り、個人でもできるような簡単な所から気軽に『見える化』が始めたほうがいいです。
たとえば、毎日仕事に追われている方は、仕事を始める前にメモでもいいのでやるべきことをリスト化して優先順位を決めて行うことでも『見える化』のひとつです。
まずは、見える化を始めてみて、そこからアプリやクラウドサービスを利用して少しずつ効率化を図っていけばいいと思います。
難しく考えるのでなく、『見える化』を実践してみることです。
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チーム、組織での『見える化』
具体的な『見える化』について、例えば、スケジュールをチームのメンバーと共有するなども取り組みの一つになります。
他のメンバーがどのようなスケジュールで動いているか分かるだけでも、かなり業務効率が図れます。
お互いにスケジュール確認する手間が省けたりとか、すぐに会議の予約を入れることが出来て、いろいろなステップが省略出来るので『見える化』として有効な施策になります。
その他、業務達成ライン必達の数値については、チームで明確にして、それを見える化しておくことで目指すべき方向がはっきりとするので業務効率が上がっていきます。
他には、顧客の状況についても今、どういった対応をやっているのかの状況や、クレームがあった場合にもシステムなどで共有しておいて、他の人が対応するときに情報が『見える化』されていると、スムーズに顧客対応ができて有効です。
初めは、『見える化』が重要と思いませんでした。
ところが、チームを預かる立場になると、チーム員の現状の業務状況が把握しにくいことが良くあります。
今回、『見える化』が大切なことが分かり、実践することで残業を減らす取り組みを試みたいです。
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